İYS nedir? Tacir ve esnafa ticari e-posta göndermenin kuralları

Kısa cevap: İYS (İleti Yönetim Sistemi), Türkiye'de ticari elektronik ileti onaylarının ve retlerinin tutulduğu ulusal kayıt sistemidir. Ticari e-posta, SMS veya WhatsApp mesajı gönderen herkes İYS'ye kayıt olmalıdır. Tacir ve esnafa önceden onay almadan ticari ileti gönderebilirsiniz; ama önce alıcının adresini İYS'ye kaydetmeli, alıcının ret hakkını kullanıp kullanmadığını kontrol etmeli ve reddedenlere bir daha yazmamalısınız.

İYS ne işe yarar?

İYS, 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik çerçevesinde kuruldu. İki tarafı vardır:

• Hizmet sağlayıcılar (ileti gönderen işletmeler): onaylarını ve tacir/esnaf adreslerini sisteme kaydeder, göndermeden önce ret durumunu kontrol eder.
• Alıcılar: kendilerine kimin ileti gönderebileceğini görür, onay verir veya reddeder.

Böylece "bu kişiden onay var mı, reddetmiş mi?" sorusunun cevabı tek bir merkezde tutulur.

Kimler İYS'ye kayıt olmalı?

Yönetmeliğin 5. maddesine göre ticari elektronik ileti göndermek isteyen herkes İYS'ye kayıt olmalıdır. Yönetmelikte, onay sayısına bağlı bir kayıt muafiyeti yer almaz. Kayıt iys.org.tr üzerinden yapılır.

"Ticari elektronik ileti", mal veya hizmetinizi tanıtmak, pazarlamak ya da işinizi tanıtmak amacıyla e-posta, SMS, telefon araması veya anlık mesajlaşma (WhatsApp gibi) yoluyla gönderilen iletidir. Bir işletmeye "hizmetimizi tanıtmak istiyoruz" diye yazdığınız ilk e-posta da bu kapsamdadır.

Tacir ve esnafa onaysız ileti: kurallar

Bireysel tüketicilere ticari ileti için önceden onay şarttır. Tacir ve esnaf için ise kural farklıdır:

Yani tacir ve esnafa yazmak serbesttir; ama kaydı yapmadan ve reddi kontrol etmeden yazmak değildir.

Bir işletmenin web sitesinde veya harita kaydında yayınladığı kurumsal e-posta adresi ile çalışanın kişisel adresi aynı şey değildir. Kurumsal (info@, iletisim@ gibi) adresleri tercih edin.

Ret hakkı ve süreler

• Alıcı ticari iletileri istediği zaman, gerekçe göstermeden reddedebilir (md. 9/1).
• Her iletide, iletinin gönderildiği kanaldan kolay ve ücretsiz bir ret yolu bulunmalıdır (md. 9/3–4). E-postada bu genellikle "abonelikten çık" bağlantısıdır.
• Alıcı reddi İYS üzerinden de yapabilir (md. 9/7).
• Ret size ulaştıktan sonra en geç üç iş günü içinde gönderimi durdurmalısınız (md. 10/1) ve reddi üç iş günü içinde İYS'ye bildirmelisiniz (md. 9/6).

Ticari e-postada bulunması gerekenler

Yönetmeliğin 8. maddesine göre iletide:

1. Gönderenin kimliği: Tacirseniz MERSİS numaranız ve ticaret unvanınız; esnafsanız adınız soyadınız ve T.C. kimlik ya da vergi kimlik numaranız.
2. En az bir erişilebilir iletişim bilgisi: telefon, e-posta adresi gibi.
3. İletinin niteliği: içerikten anlaşılmıyorsa "tanıtım", "kampanya", "bilgilendirme" gibi bir ibare.
4. İndirim, hediye veya yarışma varsa bunun açıkça belirtilmesi ve koşullarına ulaşılabilecek bir adres.
5. Ret yolu (yukarıda).

Pratik öneri: MERSİS numaranızı, unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi e-posta imzanıza bir kez ekleyin; her gönderimde kendiliğinden yer alır.

Uymamanın sonucu

6563 sayılı Kanun'un 12. maddesi, kurallara aykırı ileti gönderen hizmet sağlayıcıya idari para cezası öngörür. Aykırılık aynı anda birden fazla alıcıya ileti gönderilerek yapılırsa ceza on katına kadar artırılabilir. Ceza tutarları her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenir; güncel tutarlar için Ticaret Bakanlığı duyurularına bakın.

İşletmelere yazmadan önce kontrol listesi

• İşletmeniz İYS'ye kayıtlı
• Alıcılar tacir veya esnaf; adresler işletmeye ait, herkese açık adresler
• Alıcı adresleri göndermeden önce İYS'ye kaydedildi, ret kontrolü yapıldı
• İmzada MERSİS no / unvan (veya esnaf bilgileri) ve iletişim bilgisi var
• Her iletide ücretsiz, tek tıkla ret yolu var
• Reddedenler üç iş günü içinde durduruluyor ve İYS'ye bildiriliyor

Quasar bunu nasıl yapar?

Quasar yalnızca işletmeleri bulur; kişisel veya tüketici adresi toplamaz, adres tahmin etmez. Gönderdiği her e-postaya tek tıkla abonelikten çıkma bağlantısı ve başlığı ekler; çıkan adresi anında ve kalıcı olarak engel listesine alır, böylece üç iş günü sınırını beklemeden gönderim durur. Ret bildirimlerini İYS'ye iletmek ve İYS kaydını yapmak ise gönderen işletme olarak sizin yükümlülüğünüzdür. Engel listesini panelden görebilir, başka kanaldan gelen retleri (telefon, İYS) elle ekleyebilirsiniz; o adrese bir daha e-posta gitmez.

Gönderim tarafındaki teknik ayarlar için toplu mail gönderme rehberine, WhatsApp için WhatsApp toplu mesaj rehberine bakabilirsiniz.